Good way to answer the phone, bad way to answer the phone

 

Good way to answer the phone, bad way to answer the phone - Talk in Japan

 

일본의 전화 비즈니스 매너 알아보자.

1. 電話は3コール以内に取りましょう。

전화는 3번 이상 울리기 전에 받는다. 상사가 눈치를 주기 전에 센스있게 전화가 울리면 바로 바로 받자.

 

2. 電話でははりがある声で明るくはっきりと話します。

전화에서는 생기있는 목소리로 밝게 똑바로 이야기한다.

나쁜 예

はい、東京販売です。すずきは今おりません。あの、どちら様ですか？ (건성으로) 네 도쿄 판매점입니다. 스즈키 씨는 지금 없습니다. 저기 누구십니까?

: 비즈니스에서 전화받는 사람의 목소리는 회사를 대표한다. 항상 밝고 명령한 목소리로 전화를 받고 발음을 명확하게 하는 습관을 기르자.

좋은 예

はい、東京販売でございます。いつもお世話になっております。申し訳ございません。すずきはただ今外出しております。(밝고 명랑하게) 도쿄 판매점입니다. 늘 신세지고 있습니다. 죄송합니다. 스즈키 씨는 지금 외출 중입니다.

 

3. いつも所定の場所にメモ帳と筆記用具を酔いしておきましょう。

언제나 제자리에 메모장과 필기도구를 준비해놓자.

나쁜 예

え、明日の10時ですね。少々お待ちください。내일 10시 말씀이시죠. (메모장이 없어서 찾는 상황) 잠시만 기다려주세요.

=> 메모장과 필기도구를 미리 준비해놓지 않으면 전화를 받는 동안 메모장과 필기도구를 찾느라 상대방의 시간을 뺏게되는 실례를 범하게 된다.

좋은 예

はい、明日の10時に御社の受付ですね。はい、承知いたしました。네, 내일 10시 귀사의 접수처 말씀이시군요. 네, 알겠습니다.

 

4. 内容を復唱しないと聞き間違いや分からないことが出てしまいます。必ず復唱して内容を確認するようにしましょう。そして、最後に自分の名前を相手に伝えます。

들은 내용을 복창하지 않으면 내용을 잘못 듣거나 잊어버리는 일이 발생할 수도 있다. 반드시 복창해서 들은 내용을 확인하자.

나쁜 예

はい、承知いたしました。それでは失礼します。あれ、何時だっけかな？네, 알겠습니다. 그럼 실례하겠습니다. (방금 들은 내용을 잊은 상황) 어라, 몇 시였지?

좋은 예

はい、承知いたしました。それでは復唱させていただきます。明日の10時に御社の受付でよろしいでしょうか。はい、私田中が承りました。お電話ありがとうございました。네, 알겠습니다. 그러면 들은 내용을 복창하겠습니다. 내일 10시에 귀사의 접수처에서 괜찮으시겠습니까? 네, 저 다나카가 전화 들었습니다. 전화주셔서 감사합니다.

 

5. 上司に電話を渡すときは,相手が誰なのかを必ず確認し,上司に知らせた後,電話を渡そう。상사에게 전화를 넘길 때는 상대방이 누구인지 반드시 확인하고 상사에게 알린 후 전화를 넘기자.

 

나쁜 예

A: すずき部長、お電話です。스즈키 부장님, 전화입니다.

B: 誰から？누구한테?

A: あ、すいません。聞き忘れました。아, 죄송합니다. 묻는 걸 깜빡했습니다.

좋은 예

A: 鈴木部長、京都大学のさと様からのお電話です。스즈키 부장님, 도쿄대학의 사토라는 분께 전화왔습니다.

B: あ、お電話変わりました。すずきです。아, 전화 바꿨습니다. 스즈키입니다.